A transição para o home office pode parecer difícil, mas empresas que se adiantaram na transformação digital conseguem enfrentá-la com mais tranquilidade.
Devido à pandemia do novo coronavírus, muitas empresas precisaram adotar o home office para manter suas atividades. Essa transição para o “escritório em casa” foi mais suave para algumas empresas do que para outras.
As que sofrem menos são aquelas que já estavam, mesmo antes dessa nova conjuntura, apostando e investindo em medidas para a transformação digital, em todos os setores, incluindo o sistema de compliance.
A necessidade deve ser a grande responsável por acelerar o processo de transformação digital. Mesmo as empresas que não se preocupavam com o assunto antes, agora estão precisando entender do que se trata e encontrar formas de fazer parte desse movimento.
O que é transformação digital
Transformação Digital é o processo de transição de todas as operações e comunicações das empresas para o meio digital. Assim, a maneira como a empresa se organiza e desenvolve suas atividades são, de fato, transformados pelo uso de tecnologias digitais.
Não se trata simplesmente de adotar um software novo ou fazer um site na internet. É uma mudança realmente profunda, estrutural. O objetivo é melhorar o desempenho do negócio, aproveitando todas as formas pelas quais as tecnologias digitais podem beneficiar uma empresa.
Geralmente, pensamos no impacto que isso pode ter sobre as relações externas da empresa, com clientes, fornecedores, parceiros. Porém, a transformação digital também afeta as relações internas, de áreas como RH e Compliance.
Como a transformação digital facilita o home office
Uma empresa que entende a necessidade de transformação digital deverá ter muito mais facilidade para desenvolver suas operações em home office. Seja atualmente, quando a situação exige que as pessoas fiquem em casa, quanto em qualquer outro momento.
De fato, algumas empresas mais adiantadas no processo de transformação digital já estavam experimentando a transição para o home office nos últimos anos.
Para isso, existem tecnologias digitais que são verdadeiras soluções para o trabalho remoto, e que vale a pena conhecer e implementar no dia a dia.
Um bom exemplo é o Zoom, ferramenta de videoconferência que permite organizar reuniões de equipe, atender clientes, entrevistar candidatos a vagas. O uso dela disparou com o isolamento social, inclusive por instituições de ensino, na realização de aulas online.
Outro exemplo é a Asana, que permite fazer a gestão dos projetos, delegando tarefas para cada colaborador, atribuindo datas para a entrega e acompanhando seu progresso. A plataforma também facilita a comunicação pois, em vez de enviar e-mails, as pessoas podem trocar mensagens na área relativa a cada tarefa.
Para monitorar o tempo de trabalho dos funcionários, existem soluções como o When I Work, uma ferramenta que permite criar as escalas de trabalho. Os funcionários fazem o download da versão mobile, conectam-se à conta da empresa e “batem o ponto”, indicando a hora em que começam e terminam de trabalhar.
Uma das grandes preocupações no home office é como manter o compliance da empresa. O clickCompliance é uma solução que permite desenvolver as atividades dessa área mesmo remotamente.
Por exemplo, o sistema de compliance conta com um módulo de formulários permite criar um formulário digital que é automaticamente enviado para que os funcionários preencham com seus dados.
O módulo de gestão de documentos permite registrar o aceite e controlar a validade das novas políticas implementadas pela empresa. O módulo de treinamentos permite que os colaboradores participem de treinamentos virtuais engajantes pela tela do computador.
E o sistema de compliance ainda possui uma funcionalidade que apoia a flexibilização dos contratos de trabalho, nesse momento em que essa é uma demanda forte das empresas.
Não há dúvidas de que o processo de transformação digital permite uma transição mais tranquila para o home office. E, já que o trabalho remoto pode se tornar o “novo normal” para as empresas, mesmo após a pandemia, não existem motivos para adiar mais esse processo.
Já passa da hora de selecionar e implementar as tecnologias digitais que podem trazer o negócio para a realidade do século XXI.
